DKSB KI-Assistent – Ihr Handbuch für den Arbeitsalltag
Herzlich willkommen! Dieser interne Chatbot ist Ihr digitaler Kollege für die Schreibtischarbeit. Er hilft Ihnen dabei, lange Akten zusammenzufassen, Elternbriefe zu entwerfen oder kompliziertes Amtsdeutsch zu übersetzen.
Damit unsere Zusammenarbeit reibungslos funktioniert, finden Sie hier die wichtigsten Spielregeln und Vorlagen.
1. Datenschutz: Was passiert mit den Daten?
Das Wichtigste zuerst: Alles bleibt bei uns. Im Gegensatz zu ChatGPT oder anderen öffentlichen KIs läuft dieser Chatbot auf einem lokalen, hausinternen Server.
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Keine Cloud, kein externes Unternehmen liest mit.
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Die Daten verlassen unser Haus zu keinem Zeitpunkt.
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Sie können (und sollen) die KI also bedenkenlos nutzen, um interne Dokumente, PDFs und Notizen zu durchsuchen oder zusammenzufassen.
2. Wie funktioniert der Chat?
Stellen Sie sich die KI wie einen sehr schnellen, aber manchmal etwas wörtlich nehmenden Praktikanten vor.
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Einfach fragen: Schreiben Sie Ihre Frage oder Ihren Arbeitsauftrag einfach in das Chatfenster.
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Dokumente nutzen: Wenn Sie ein PDF im Workspace ablegen, kann die KI den Text lesen und Ihnen Fragen dazu beantworten.
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Direkt nach Word kopieren: Markieren Sie den Text der KI nicht mühsam mit der Maus! Unter jeder Antwort finden Sie ein kleines Kopieren-Symbol (zwei übereinanderliegende Blätter). Klicken Sie darauf, öffnen Sie Word, drücken Sie Strg + V (Einfügen) – und schon haben Sie den fertigen Text ohne störende Formatierungen.
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Geduld: Da das System lokal bei uns läuft und nicht in riesigen Rechenzentren, kann eine Antwort auch mal ein paar Sekunden Ladezeit brauchen.
3. Wo sind die Grenzen? (Bitte unbedingt beachten!)
Die KI ist ein Werkzeug, kein Sozialpädagoge.
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Fachliche Prüfung ist Pflicht: Die KI kann toll formulieren, hat aber kein pädagogisches Gespür und keine juristische Ausbildung. Sie tragen die Verantwortung für den Text, den Sie am Ende verschicken oder abheften. Bitte lesen Sie alles noch einmal kritisch durch.
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Keine Entscheidungen: Die KI darf und kann keine Entscheidungen über Maßnahmen oder den Umgang mit Klienten treffen. Sie ordnet nur Informationen.
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Halluzinationen: KIs neigen in seltenen Fällen dazu, sehr überzeugend Dinge zu behaupten, die nicht stimmen. Verlassen Sie sich bei kritischen Fakten immer auf die Originaldokumente.
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Vergesslichkeit: Wenn der Chat zu lang wird, verliert die KI manchmal den Faden. Starten Sie für ein neues Thema am besten einen neuen Chat (Symbol Besen / „Clear Chat“ oder neuer Workspace).
4. Ihr Spickzettel: Die besten Vorlagen zum Kopieren
Sie müssen nicht lange überlegen, wie Sie mit der KI sprechen. Kopieren Sie sich bei Bedarf einfach einen dieser Aufträge (Prompts), fügen Sie ihn in den Chat ein und ergänzen Sie Ihre Stichworte.
Für Elternbriefe:
„Schreibe auf Basis meiner gleich folgenden Stichpunkte einen Entwurf für einen Elternbrief. Der Tonfall soll professionell, freundlich, empathisch und wertschätzend sein. Schreibe im reinen Fließtext, damit ich es in Word kopieren kann. Hier meine Stichpunkte: [IHRE STICHWORTE EINTRAGEN]“
Für Leichte Sprache (Amtsdeutsch übersetzen):
„Bitte übersetze meinen folgenden Text in sehr einfache, leicht verständliche Sprache für Eltern/Kinder. Nutze kurze Sätze, alltägliche Wörter und erkläre schwere Fachbegriffe kurz. Schreibe im reinen Fließtext. Hier der Text: [IHREN TEXT EINFÜGEN]“
Für Aktenvermerke:
„Mache aus meinen folgenden, unstrukturierten Notizen einen sachlichen, objektiven und professionellen Aktenvermerk. Erfinde absolut keine Fakten hinzu. Schreibe im reinen Fließtext. Hier meine Notizen: [IHRE NOTIZEN EINFÜGEN]“
Für schnelle Zusammenfassungen:
„Bitte fasse mir das hochgeladene PDF-Dokument prägnant zusammen. Nenne mir die 5 wichtigsten Kernaussagen und konkreten Handlungsempfehlungen für die Praxis.“
